标准编号：HY/T 057-2011，标准状态：现行。 本标准规定了国家海洋管理机关档案业务工作的基本要求、技术方法和工作程序。

本标准适用于各级海洋管理机关工作活动中形成的文件材料归档与档案管理,其他海洋机构机关的档案业务可参照本标准。

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则修订。

本标准代替HY/T057—2001《海洋管理机关档案业务规范》。本标准在原HY/T057—2001基础上,按照GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和DA/T22《归档文件整理规则》,对结构及相关内容进行了调整修改,除编辑性修改外,主要的技术变化如下:

———增加了新的规范性引用文件,GB/T11821《照片档案管理规范》、GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》、DA/T1《档案工作基本术语》;

———增加了关键术语“电子文件”、“件”、“归档电子文件”、“逻辑归档”、“物理归档”、“全宗”,修改了“文件材料”的定义(见3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);

———删除了“立档单位与全宗”(见原HY/T057—2001的第4章);

———增加了“总体质量要求”(见第4章);

———修改了文件材料收集、整理、归档的过程,将原标准的“归档”与“档案系统整理”修改调整为“文件材料的收集积累”、“文件材料的整理”、“文件材料的归档”、“档案整理”(见第5章、第6章、第7章、第8章,原HY/T057—2001的第5章、第6章);

———修改了原标准“档案的利用”,将档案保管、统计相关内容移入该章节,修改后为“档案的保管、统计与利用”(见第9章,原HY/T057—2001的第8章);

———修改了原标准“档案的统计、鉴定与移交、销毁”,将档案统计的内容移至“档案的保管、统计与利用”章节,修改后为“档案的鉴定、移交与销毁”(见第10章,原HY/T057—2001的第9章);

———修改了“文件材料归档范围和保管期限表”,明确界定归档文件“定期”的保管年限(见附录A,原HY/T057—2001的附录B);

———修改了“不归档文件材料范围”(见附录B,原HY/T057—2001的附录C);

———删除了“档号章”格式,增加了“归档章”格式(见附录C图C.1,原HY/T057—2001的附录A

图A.18);

———以“归档文件目录”与“归档文件目录封面”替代了“案卷目录封面”、“案卷目录”、“卷内文件目录”(见附录C图C.2、图C.3,原HY/T057—2001的附录A 图A.4、图A.5、图A.6);

———修改了“备考表”的格式(见附录C图C.4,原HY/T057—2001的附录A 图A.7);

———明确了以“盒”为保管方式的档案装具,删除了“案卷卷盒”、“案卷盒封面”、“案卷卷脊”,增加了“档案盒封面”与“档案盒脊”(见附录C 图C.5、图C.6,原HY/T057—2001 的附录A

图A.1、图A.2、图A.3);

———增加了“归档电子文件目录”、“归档电子文件移交、接收检验登记表”的格式(见附录C图C.7、图C.9);

———删除了“案卷交接登记表”,增加了“归档文件交接手续表”的格式(见附录C 图C.8,原HY/T057—2001的附录A 图A.8);

———增加了“档案盒信息表封面”与“档案盒信息表”的格式(见附录C图C.10、图C.11);

———修改了“档案交接文据”的格式(见附录C图C.12,原HY/T057—2001的附录A 图A.8);

———修改了“档案销毁清册封面”、“档案销毁清册”的格式(见附录C 图C.14、图C.15,原HY/T057—2001的附录A 图A.11、图A.12);

———删除属立档单位内部管理中使用的“档案借阅登记簿”、“档案代理卡”、“档案库房温湿度控制Ⅲ

HY/T057—2011

登记簿封面格式”、“档案库房温湿度控制登记表”、“文号目录”(见原HY/T057—2001的附录A 图A.9、图A.13、图A.14、图A.15、图A.16)。

本标准由国家海洋局第二海洋研究所提出。

本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。

本标准起草单位:国家海洋局第二海洋研究所、国家海洋局机关档案室、国家海洋局东海分局、浙江省海洋与渔业局、国家海洋技术中心、中国海洋档案馆。

本标准主要起草人:葛彦华、杨关铭、潘峰、薛军、陶雪岩、薛惠芬、姚海琴、杨和明、潘建中、陈凌云。

本标准历次版本发布情况为:

———HY029.2—1993《国家海洋局系统机关档案业务规范》。下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适应于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T11821 照片档案管理规范

GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规范

DA/T1 档案工作基本术语

DA/T18 档案着录规则

DA/T22 归档文件整理规则

JGJ25—2000 档案馆建筑设计规范

国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法

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